Privacybeleid

1.1 Wie we zijn

AIOS Flow ondersteunt lokale bedrijven (MKB) in Nederland bij het leveren van AI-spraakdiensten via ons cloud-gebaseerde conversationele AI-platform. Onze klanten gebruiken dit platform om telefonische klantvragen te beantwoorden, afspraken te plannen en gemiste oproepen op te vangen met behulp van kunstmatige intelligentie.

1.2 Onze toewijding aan ethische AI

Bij AIOS Flow zijn we toegewijd aan het ontwikkelen van onze AI-technologie op een ethische en transparante manier. Bellers worden via een welkomstboodschap geïnformeerd dat hun gesprek door een AI wordt afgehandeld en getranscribeerd.

1.3 Onze locatie

AIOS Flow, KVK-nummer 99514710, is gevestigd te Amsterdam, Nederland. Als in de EU gevestigde organisatie voldoen we volledig aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving.

1.4 Onze rol als verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Wanneer je AIOS Flow's Diensten gebruikt als individu namens een bedrijfsorganisatie, verwerken we je persoonlijke informatie volgens hun instructies en treden we op als verwerker. AIOS Flow treedt ook op als verwerkingsverantwoordelijke wanneer je onze website bezoekt of direct met ons communiceert.

2.1 Informatie die je aan ons verstrekt

Bij het gebruik van onze Diensten kan informatie worden verzameld namens onze klanten, zoals je naam en contactgegevens, informatie over je relatie met onze klant, en antwoorden op vragen inclusief tekst-transcripten van telefoongesprekken.

2.2 Informatie die we automatisch verzamelen

Wanneer je onze website bezoekt verzamelen we apparaat- en browserinformatie, servicegebruiksmetrieken, online navigatiedetails en cookies om de gebruikerservaring te verbeteren.

2.3 Informatie via ondersteuningskanalen

Als je contact opneemt met onze klantenservice verzamelen we je contactgegevens en een beschrijving van het probleem om je zo efficiënt mogelijk te helpen.

2.4 Informatie van derden

AIOS Flow kan persoonlijke informatie verkrijgen van externe bronnen, zoals algemene geolocatiegegevens om het land te bepalen van waaruit je onze site bezoekt.

3.1 Communicatie gerelateerd aan Diensten

We gebruiken je contactgegevens voor het plannen en beheren van afspraken, het beantwoorden van vragen en het versturen van belangrijke updates en beveiligingswaarschuwingen.

3.2 Onderzoek en Ontwikkeling

We analyseren gebruikspatronen en feedback om onze Diensten efficiënter, veiliger en gebruiksvriendelijker te maken. Persoonsgegevens van bellers worden niet gebruikt voor modeltraining zonder expliciete toestemming.

3.3 Juridische en Zakelijke Belangen

We kunnen je informatie gebruiken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, onze juridische rechten te beschermen en in situaties met audits, regelgevende functies en zakelijke transacties.

3.4 Veiligheid en Beveiliging

Je informatie is essentieel om ons te beschermen tegen beveiligingsdreigingen en potentieel illegale activiteiten, en om naleving van ons Dienstenbeleid te waarborgen.

4.1 Dienstverleners

We werken samen met externe dienstverleners die ons helpen bij het leveren van onze Diensten. Ze zijn contractueel gebonden aan strikte vertrouwelijkheid en mogen de informatie niet voor andere doeleinden gebruiken.

4.2 Wettelijke Vereisten

We kunnen informatie delen als dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, onze gebruiksvoorwaarden te handhaven, of de rechten en veiligheid van AIOS Flow, onze gebruikers of anderen te beschermen.

4.3 Zakelijke Transacties

Als AIOS Flow betrokken raakt bij een fusie, overname of verkoop van bedrijfsmiddelen, kan je informatie deel uitmaken van de overgedragen bedrijfsmiddelen. We zullen je hiervan op de hoogte stellen.

4.4 Met Je Toestemming

We kunnen je informatie delen voor andere doeleinden dan beschreven in dit beleid, maar alleen met je uitdrukkelijke toestemming.

5.1 Beveiligingsmaatregelen

We nemen uitgebreide technische en organisatorische maatregelen om je informatie te beschermen, waaronder versleuteling tijdens transport en in rust, strikte toegangscontroles, regelmatige beveiligingsaudits en continue monitoring.

5.2 Bewaartermijnen

We bewaren je persoonlijke informatie zolang als nodig is om de Diensten te leveren, te voldoen aan wettelijke verplichtingen en geschillen op te lossen. Er worden geen audioopnames bewaard — gesprekken worden uitsluitend real-time verwerkt.

5.3 Gegevenslekken

In het geval van een datalek dat je persoonlijke informatie in gevaar brengt, stellen wij je en de relevante toezichthoudende autoriteiten zo snel mogelijk op de hoogte.

Voor personen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) zorgt AIOS Flow ervoor dat de verzameling en verwerking van je informatie is gebaseerd op wettelijke grondslagen: noodzaak voor dienstverlening, legitieme belangen, toestemming en wettelijke naleving. Je hebt het recht om toestemming op elk moment in te trekken.

AIOS Flow verzamelt en verwerkt informatie primair binnen de Europese Unie. Voor zover wij gegevens overdragen aan dienstverleners buiten de EER, nemen wij passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie.

8.1 Jouw rechten

Je hebt het recht om toegang te krijgen tot je persoonlijke informatie, onjuiste gegevens te laten corrigeren, je gegevens te laten verwijderen (recht om vergeten te worden), bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen, je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen en de verwerking te beperken.

8.2 Uitoefenen van Je Rechten

Om je rechten uit te oefenen kun je contact opnemen via privacy@aiosflow.com. We streven ernaar om binnen 30 dagen te reageren.

8.3 Klachten

Als je niet tevreden bent met hoe we omgaan met je persoonlijke informatie, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).