Algemene Voorwaarden

Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod en elke overeenkomst tussen AIOS Flow en de Klant in het kader van B2B-dienstverlening.

De Klant handelt uitsluitend in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Consumenten zijn uitgesloten van deze diensten.

AIOS Flow is gerechtigd deze voorwaarden eenzijdig te wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 14 dagen vooraf aangekondigd via e-mail of het Dashboard. Indien de Klant een inhoudelijke wijziging die wezenlijk in zijn nadeel is niet wenst te aanvaarden, heeft de Klant het recht de overeenkomst schriftelijk op te zeggen tegen de ingangsdatum van de nieuwe voorwaarden.

AIOS Flow levert een AI-spraakagent, een bijbehorend dashboard en optionele CRM-integraties op basis van een inspanningsverbintenis. Er worden geen audiobestanden opgeslagen; uitsluitend tekst-transcripten worden gegenereerd.

De dienstverlening is afhankelijk van onderliggende technologieën, API's en foundation models van externe leveranciers. AIOS Flow is niet aansprakelijk voor onderbrekingen, wijzigingen of beperkingen die voortvloeien uit handelingen of storingen bij deze derde partijen.

De Klant is volledig en uitsluitend verantwoordelijk voor de geschiktheid, werking, stabiliteit en beveiliging van de eigen hardware, software, telecommunicatie-infrastructuur, netwerkverbindingen, SIP-trunks en gekoppelde CRM- of derdensystemen. Storingen, vertragingen of gebrekkige prestaties van de AI-spraakagent die het gevolg zijn van tekortkomingen, wijzigingen of storingen in de infrastructuur of apparatuur van de Klant (of diens leveranciers), komen integraal voor rekening en risico van de Klant en leveren nimmer een tekortkoming van AIOS Flow op.

De verwerkingstijd van de AI-spraakagent kan afhankelijk van de omvang van de agenda-integratie en kennisbank oplopen met minimaal 500ms bovenop de basisprestaties.

Demonstratie- en testomgevingen van AIOS Flow zijn niet representatief voor de productieomgeving van de Klant. Prestaties in de productieomgeving wijken af door klantspecifieke configuraties, kennisbankomvang en actieve integraties.

De Klant fungeert als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en als Deployer in de zin van de EU AI Act (Verordening (EU) 2024/1689). AIOS Flow treedt op als Provider van de technische infrastructuur.

AIOS Flow rust de AI-spraakagent uit met de nodige technische functionaliteiten en configuratie-opties om te voldoen aan de transparantievereisten van Artikel 50 van de EU AI Act. De Klant (Deployer) is wettelijk verplicht om deze functionaliteiten correct te configureren en ingeschakeld te houden, teneinde bellers bij aanvang van het gesprek ondubbelzinnig en onmiddellijk te informeren dat zij communiceren met een geautomatiseerd AI-systeem.

De Klant is verplicht de door AIOS Flow verstrekte technische documentatie, gebruiksinstructies en veiligheidsrichtlijnen strikt in acht te nemen bij de inrichting en het operationele gebruik van de AI-spraakagent. Het is de Klant uitdrukkelijk verboden om de AI-agent in te zetten buiten de overeengekomen functionele grenzen of op een wijze die strijdig is met de EU AI Act.

De Klant vrijwaart AIOS Flow volledig voor alle aanspraken van derden, alsmede door toezichthouders opgelegde bestuurlijke boetes, lasten onder dwangsom en overige sancties die het gevolg zijn van het door de Klant niet, onvolledig of onjuist nakomen van zijn wettelijke (transparantie)verplichtingen, het negeren van gebruiksinstructies of een onjuiste AI-configuratie.

Misbruik, phishing, discriminatie, reverse engineering, het ontduiken van AI-transparantieverplichtingen of het benaderen van minderjarigen (<16 jaar) zonder wettelijke toestemming is strikt verboden.

Bij overtreding behoudt AIOS Flow zich het recht voor om per direct en zonder voorafgaande ingebrekestelling de dienstverlening op te schorten of te blokkeren, zonder dat dit leidt tot enig recht op restitutie of opschorting van de betalingsverplichtingen van de Klant.

Gezien de probabilistische aard van AI-technologie geeft AIOS Flow geen garantie omtrent de absolute juistheid, volledigheid of geschiktheid van gegenereerde antwoorden of transcripten. De AI-spraakagent genereert antwoorden op basis van statistische waarschijnlijkheid en de output kan fouten of omissies (hallucinaties) bevatten.

De output van de AI-agent is uitdrukkelijk niet bedoeld als vervanging van professioneel, juridisch, medisch of financieel advies. De Klant is verplicht om adequate menselijke controle (human oversight) in te richten voor kritische bedrijfsprocessen en draagt het volledige operationele, financiële en juridische risico voor beslissingen of handelingen genomen op basis van door de AI gegenereerde output.

Alle intellectuele eigendomsrechten op de software, spraakmodellen, prompts en infrastructuur berusten uitsluitend bij AIOS Flow of haar licentiegevers. De Klant verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en beperkt gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.

Klantdata blijft eigendom van de Klant. AIOS Flow garandeert dat Klantdata en gegenereerde transcripten niet worden gebruikt door AIOS Flow, noch door haar externe onderliggende AI- en LLM-leveranciers, voor het trainen van publieke of generieke AI-modellen. AIOS Flow heeft enkel het recht om Klantdata in geanonimiseerde en geaggregeerde vorm te gebruiken ter verbetering, optimalisatie en beveiliging van de eigen dienstverlening.

De Klant garandeert dat alle door haar geüploade data, prompts, teksten en instructies geen inbreuk maken op intellectuele eigendomsrechten of andere rechten van derden. De Klant vrijwaart AIOS Flow volledig tegen alle aanspraken van derden die hiermee verband houden.

AIOS Flow treedt op als verwerker conform de AVG en de bijbehorende Verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement), welke integraal deel uitmaakt van de overeenkomst. Datacommunicatie en opslag vinden plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Overeenkomsten worden aangegaan voor de vastgelegde bepaalde tijd (1, 2, 3, 4 of 5 jaar) en zijn gedurende deze periode niet tussentijds opzegbaar.

Indien de Klant de overeenkomst voortijdig beëindigt, of indien AIOS Flow de overeenkomst ontbindt wegens een toerekenbare tekortkoming (zoals wanbetaling of overtreding van de voorwaarden) van de Klant, worden alle resterende termijnen tot aan het einde van de overeengekomen contractduur per omschakeling/beëindigingsdatum direct opeisbaar. De Klant is in dat geval verplicht om 100% van de totale resterende contractwaarde (berekend over de gehele resterende looptijd) in één keer te voldoen als gefixeerde en direct opeisbare schadevergoeding, onverminderd het recht van AIOS Flow op vergoeding van eventuele aanvullende geleden schade voor zover deze de resterende contractwaarde overstijgt.

Beëindiging dient schriftelijk te geschieden via finance@aiosflow.com, waarbij de datum van ontvangst door AIOS Flow leidend is. Na afloop van de initiële contracttermijn wordt de overeenkomst telkens stilzwijgend verlengd met een periode die gelijk is aan de oorspronkelijke contractduur, tegen de op dat moment geldende tarieven, tenzij uiterlijk 30 dagen voor het einde van de lopende termijn schriftelijk wordt opgezegd.

Variabele belminuten worden achteraf gefactureerd tegen het overeengekomen tarief. De Klant dient zich te houden aan de door AIOS Flow gehanteerde Fair Use Policy (FUP). Bij overschrijding van de daarin vastgelegde limieten of bij een afwijkend verbruiksprofiel heeft AIOS Flow het recht de Klant per direct te migreren naar een passend Enterprise-tarief, dan wel het verbruik boven de limiet te staken.

Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum. Eenmalige setupkosten bedragen €500 exclusief btw, zijn direct bij aanvang van de overeenkomst opeisbaar en worden nimmer gerestitueerd, ook niet bij voortijdige beëindiging of annulering door de Klant voorafgaand aan de start van de inrichting.

Bij overschrijding van de betalingstermijn is de Klant van rechtswege in verzuim. De Klant is vanaf dat moment de wettelijke handelsrente (Art. 6:119a BW) alsmede buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.

Indien de Klant na schriftelijke aanmaning in verzuim blijft, is AIOS Flow gerechtigd om een gefixeerd bedrag van €250 per verzuimgeval in rekening te brengen ter dekking van de interne administratieve opvolgings- en dossierkosten, onverminderd het recht van AIOS Flow op vergoeding van de daadwerkelijk gemaakte (buitengerechtelijke en gerechtelijke) incassokosten en wettelijke handelsrente.

Betalingen worden nimmer gerestitueerd, behoudens in het geval dat de Klant de overeenkomst terecht heeft ontbonden wegens een aan AIOS Flow toe te rekenen ernstige tekortkoming.

Indien de Klant in verzuim is met betrekking tot enige betalingsverplichting, is AIOS Flow gerechtigd, zonder voorafgaande ingebrekestelling en zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn, de toegang tot de diensten en het Dashboard met directe ingang op te schorten totdat alle openstaande vorderingen (inclusief rente en kosten) volledig zijn voldaan. De betalingsverplichting van de Klant loopt gedurende de periode van opschorting onverkort door.

Onder overmacht aan de zijde van AIOS Flow wordt verstaan elke van de wil van AIOS Flow onafhankelijke omstandigheid — ook al was deze ten tijde van het tot stand komen van de overeenkomst reeds te voorzien — die de nakoming van de overeenkomst blijvend of tijdelijk verhindert, daaronder begrepen storingen in externe telecom-, cloud- of internetinfrastructuren, cyberaanvallen, overheidsmaatregelen, wijzigingen in wet- en regelgeving (waaronder besluiten van toezichthouders onder de EU AI Act), en het door externe LLM- of API-leveranciers eenzijdig aanpassen, opschorten of staken van hun diensten of modellen. In geval van overmacht worden de verplichtingen van AIOS Flow opgeschort.

Ontbinding door de Klant wegens een technische storing is uitsluitend toegestaan bij een onafgebroken, algehele uitval van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen die rechtstreeks en uitsluitend aan AIOS Flow is toe te rekenen, en pas nadat AIOS Flow schriftelijk in gebreke is gesteld en een redelijke hersteltermijn van minimaal 14 dagen is gegund.

Na beëindiging van de overeenkomst worden klantgegevens gedurende 30 dagen bewaard ter export (privacy@aiosflow.com), waarna deze definitief worden gewist of geanonimiseerd, behoudens wettelijke bewaarplichten.

De totale aansprakelijkheid van AIOS Flow voor directe schade wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst of uit enige andere hoofde, is per gebeurtenis (waarbij een reeks opeenvolgende gebeurtenissen als één gebeurtenis geldt) beperkt tot het bedrag dat de Klant in de drie (3) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan AIOS Flow heeft betaald, met een absoluut maximum van €500 in de situatie dat het door de Klant betaalde bedrag over die periode lager is dan €500.

Aansprakelijkheid voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, bedrijfsstagnatie, gegevensverlies en door toezichthouders of overheidsinstanties (zoals onder de EU AI Act of AVG) aan de Klant opgelegde boetes of sancties is uitdrukkelijk uitgesloten.

De in de vorige leden genoemde beperkingen en uitsluitingen van aansprakelijkheid komen te vervallen indien en voor zover de schade het rechtstreekse gevolg is van opzet en/of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van AIOS Flow.

Elke aanspraak op schadevergoeding of nakoming jegens AIOS Flow vervalt door het enkele verloop van 12 maanden na het ontstaan van de vordering, dan wel 12 maanden nadat de Klant bekend is geworden of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn met de schade en de aansprakelijkheid van AIOS Flow.

Op deze overeenkomst en alle daaruit voortvloeiende geschillen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze overeenkomst worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Amsterdam.

Indien enige bepaling uit deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig, vernietigbaar of in strijd met de wet wordt verklaard, blijft de overige inhoud van deze voorwaarden volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval in overleg treden om een vervangende bepaling overeen te komen die de strekking van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.